加強應收帳款及存貨管理

增進營運週公的掌控及減少財損失

■ 退休人員 戴欽松

 

  「資金凍結時間愈長,帳款回收速度愈慢,相對的將增加營運週轉金支應,且收帳時間拉長後,不確定因素隨之增加,財務風險發生的機率將益形增加;原料存貨需配合生產的需要,商品或成品存貨需配合客戶需求,若存量失之偏高必然積壓資金,影響資金週轉,此外倉儲管理不善,極易導致財務損失。鑑於應收帳款及存貨與營運週轉金之互動密切關聯,並易滋生直接性的財務損失,故在經營活動上均應採取必要的措施加強管理。」

應收帳款及存貨在經營活動上具高敏感性:

  源自業務經營而產生的應收帳款(收期票後則轉列應收票據)及配合業務需要而儲備的存貨,不論其金額大小均需營運週轉金支應。當促銷實績提高,或應收帳款回收遲緩時,營運上將立即感受到週轉資金難以順暢調度因應;若存貨儲備過多,或銷售業績萎縮,經營上同樣會感受到存貨變現的速度減緩,導致資金增加積壓,必須適時籌謀疏解資金週轉之需求,足見自購儲備售,或備供轉製成品待售,乃至銷售後產生應收帳款,及經洽收客票至到期兌現,其間所呈現的「金流」及「物流」,不但具循環性並有密切的相關性,故在管理電腦化後建置的「資訊流」,務應與「金流」及「物流」發揮結合的功能,藉以促使管理資訊能正確又快速的提供有關部門做有效的應用,以提高應收帳款及存貨之快速週轉或及時提供「異常化」的預警,以利提早籌謀要適之因應措施,進而避免或減少資金調度失常。

  應收帳款與存貨的異常情形,除易於反應出資金調度需求外,並將連鎖影響經營績效,例如客戶突發性的倒閉,客戶換票後發生跳票;存貨發生呆廢、失竊或災損等,對企業均將造成即時的財務損失。

應收帳款及存貨易衍生資金積壓的不利影響:

  在業務經營上,衝高業績固然是業務人員的重要職責,然而必須是業績既高,又能快速收回客帳的才是頂尖的優秀業務員。倘若在拓銷上遇有諸多客戶拖延付款,或碰上賴帳不還的「地雷型」客戶,甚至無預警的遇到客戶惡性倒閉,則正常流轉運作之週轉資金,必然即時感受不足以因應之壓力,由於所反應的即是需增加週轉資金,需求增加愈多,舉借額度愈大,且資金負擔之利息成本隨之增加,不但連帶影響經營獲利能力,更將增加資本結構之負債比率。

  不同行業之存貨內容不同,買賣業的存貨係購進待售的商品,較為單純,惟庫存仍需適度配合銷售的能量,若已然呈現過量的庫存,即是積壓過多的資金;製造業的存貨類別較多,諸如:製成品、半成品、副產品、原料、物料、零配件、油脂等皆是,較為重要的則是轉製成品的原料,及待售的製成品。在市場導向的生產原則下,由於產量必須配合市場需求,原料自應符合生產需要,因之庫存成品顯然出現產量遠大於銷量時,即呈現積存過多的成品現產量遠大於銷量時,即呈現積存過多的成品導致積壓資金。至於轉製用的原料,若備用量過多增必積壓資金,為避免資金浪費性的積壓,允宜隨時注意產銷配合做適度的調整,如果是預期物價上漲,而增加購備庫存時,則係存貨投資性質,尚非積壓資金,除有益於維持低原料成本之外,尚可轉售增進獲利績效。
應收帳款及存貨滋生財務損失的潛在問題:

  由賒銷產生的應收帳款,若收帳時取回現金,或由客戶匯款當無財務損失問題。如果取得的是客戶期票,在未兌現前仍潛藏著跳票導致的財務損失風險,且票期愈長風險愈大,因此遇到客戶開立的期票,其票期明顯異常,或頻頻換票時,應隨時關切其實際營運狀況,一旦發現有異常徵象,宜即時採取應變措施,藉以防範突發性的跳票,造成財務損失,此外應儘量避免收取非客戶開立的期票,萬一無法推辭時,亦應要求客戶背書,俾到期未能兌付時據以追索。

  存貨係變現的有價財務,管理不善極易導致財務損失,因之必須特別注意:久存變質;長期積存形成呆廢造成損失…等潛在的不利財務的損害及財務的損失。

強應收款管理,俾有效控管適量週轉資金及減少發生財務損失之方法:

一、落實客戶徵信工作,審慎授信額度及票期:

  對往來客戶進行徵信作業,乃是落實信用風險管理之一,應主動積極的設法搜集客戶資料,並予分析後進行評等,研訂授信額度及授信時間之長短(票期)。對信用較佳的客戶,若偶有賒欠超過授信額度,或開立票據票期略長時,允予接受尚不致發生失信,或引發財務風險;但是面對信用較差,經常換票或曾經發生跳票的客戶,應嚴守授信額度及票期要求,以避免暫時的寬容滋生呆帳損失,因之,企業對財務狀況不良的客戶,務應提高警覺,必要時甚至採取斷然措施,放棄往來,以策安全。

二、送貨務必要客戶簽收,並於列帳後儘速洽收帳款:

  買賣交易的完成必然是經過客戶的訂貨,依約定送達及客戶的點收確認等程序,因之送貨後向客戶取回之簽收聯,乃是完成交易的證據,有此證物可防止客戶否認賒欠,據以洽收帳款亦可免除爭議。尚若欠缺簽收聯,客戶因而賴帳不還時,不但減少週轉資金的回收應用,若訴之於法仍無法追回帳款時,更將發生財務損失。

  賒銷通常多採月底結帳方式,並於次月初展開收帳作業,除少部份收到現金或電匯款,多數係收到期票,倘若遲延洽收期票,等同現金凍結時間延長,使預期可用的資金減少,隨之增加調度上的困擾。

三、加強票信管理,對於客戶的要求換票,或發生跳票,應即時審慎處理或採取緊急處置措施:

  向客戶取得票據,僅表示已向客戶收帳,在會計帳務處理上,係將應收帳款轉列應收票據,票據未兌現前,資金仍處於凍結狀態,迄至兌現收回資金,才算是客帳清結,而回收的資金方能促使企業的「金流」順暢。

  客戶要求換票,不論原因如何,已顯示無法於票期兌現,其偶發的換票,或許是一時性的資金調度出了問題,既同意換票等於自動延長還帳時間,企業的週轉資金隨之發生缺口,必須預等調度因應。倘若客戶已陷入習慣性的經常換票,應即設法查訪客戶之虛實狀況,並於研判後即時採行必要的措施,使可能導致的財務損失降至最少。

四、按月分析檢討應收帳款及應收票據之增減變動情形,並設法減少不利情勢:

  帳務上對賒銷先列記應收帳款,收取客票後即轉列應收票據,至票據兌現後再沖銷應收票據。因之,對應收帳款及應收票據兩帳戶之消長有必要按月編製「應收帳帳款及應收票據增減變動表」加以檢討分析,倘若每月銷售業績變動不大,因收帳因轉列應收票據及票據兌現均正常時,不但「金流」運作可順暢,發生財務損失的機率亦可相對的降低,由於促銷而增長的營業額,必然牽動應收帳款及備貨的增加,營運週轉金當需調增配合,此時若收帳及期票兌現正常,則「金流」及財務損失亦轉無可慮之處。倘若業績激增後,擴增的應收帳款於收帳時滋生延緩,致應收帳款不斷累增,而所收期票又不斷出換票展延,使應收票據難以去化,甚至發生儲多退票事件時,除將快速衍生週轉資金不足之嚴重性外,由客戶倒帳引發的財務損失,恐將影響經營體質,可見應收帳款與應收票據呈現之不利情勢,誠然深具警示作用。

五、成立「催收帳款小組」,按月檢討帳款回收之有利及不利因素並設法改善:

  應收帳款回收的快慢可分為兩類原因,其一為負責收帳的業務員,其工作能力的表現是否良好?另一為客戶的信用是否良好?由於應收帳款回收的快慢兼有業務員及客戶兩因素的影響,企業內部宜應組成「催收帳款小組」按月檢討分析快速回收帳款的主要原因,究係收帳員的表現突出,或是維持往來的客戶誠信度甚佳?倘若帳款回收遲緩係因收款員的工作不力,或因客戶的財務狀況轉差,對前者應加速提升其工作效率,對後者則應研酌不同情況下,可能採取的因應措施。

六、按月(或按季)編製帳齡分析表,對異常客戶採取必要的處理措施:

  從帳齡分析表內可瞭解每一客戶欠帳的總額,各欠帳期間累積拖欠的金額,是否一直拖欠不清?或斷斷續績有欠有還、欠帳總額是否超過授信額度?另從各欠帳期間之合計更易知悉各期間之欠帳比重。

  對個別客戶中,欠帳時間長且累積金額超過授信額度者,應即考量是否暫停送貨亦或視日後還帳情形,再考量是否暫停送貨亦或視日後還帳情形,在較低的授信額度下往來亦倘若客戶經常換票或曾經發生跳票再以換票解決者,應從應收票據管理著手,就不良紀錄進一步瞭解客戶實況後,採取法律途經追償。尤應注意的是,客票歷經兩年仍未能兌現時,應即轉回應收帳款並到記「催收款」,否則不良應收帳款將隱藏在應收票據內,影響帳齡分析表之正確性。此外,因企業在售貨後多採取月結方式向客戶收帳,由於送貨至月結有段時間,整理客帳至列出帳單及根據帳單洽收又需一段時日,因此帳齡分析表內所列之欠帳期間,在30∼60天占高比重時,尚屬正常,倘若偏低,應為異常,必須設法加強催收。

七、分析應收帳款週轉率(次數)及週轉一次所需天數,並評估其合宜性:

  應收帳款之變現時間包括:送貨後列帳起及洽收票至票據兌現之時間總合,變現速度愈快時間愈短,顯示營運週轉金具有效性的正常流轉。測度應收帳款週轉率(次數)及週轉一次所需天數,可將公司資料代入下列公式求算:
賒銷金額53,960萬元

  上述之應收帳款週轉次數年平均為3.8次,週轉一次平均約96天,計約3.2個月,若公司給予客戶開票的天數為三個月,則相符合,若週轉一次之時間接近四個月,尚可接受,倘若超過一次之時間接近四個月,尚可接受,倘若超過四個月,應屬偏高不正常,應追查拖長原因,究為延誤洽收?抑為客戶要求開票時間延緩?或客戶頻頻換票拖延?不論其原因是源自內部作業不宜,或因客戶因素導致,均需設法改善或審慎處置,藉以排除對營運轉金運作之不利因素,及減少發生財務損失。

八、資金凍結與資金呆滯不同,應收帳款與資金凍結密切相關,需設法縮短資金凍結時間:

  資金呆希係指可用資金閒置,未能善加利用,資金凍結乃指有限的營運週轉金,用於購貨付款後,迄至銷貨收取之客票獲得兌現前之積壓情形。資金凍結時間愈長,其回收速度逾慢,相對的將增加營運週轉金支應,同時收帳時間拉長後,不確定因素隨之增加,財務風險發生之機率益增。因之在經營管理上,對於行銷及收帳,客戶授信及其信用等均應兼顧,力求擴大業績之餘,按時收帳,收取之客票如期兌現,藉以減少回收帳款的拖延時間及避免發生財務損失。

加強存貨管理,俾有效控管適量週轉資金及減少發生財務損失之方法:

一、保持適量的存貨,以滿足客戶的需求或配合生產的需求

  供生產用的原料,其庫存量必需配合生產上的需要,如果過多必然發生積壓資金,且某些原料有時效性,放久了容易變質進而滋生財務損失;倘若過少,一旦生產上發生停工待料,衍生的停工損失(此時設備及人工閒置,固定成本無法免除),不但造成帳面虧損,亦將導致現金虧損的困境。至於商品(或製成品)的庫存量則需滿足客戶的需求,若是過多,不但積壓資金,易變質的形成廢品或廢料後將失不貲,如存留鉅額的滯銷品,其帳面價值因遠低於市場交易價格,長時間拖延不處理,價值將更低落,因之決策上應考量儘早採取適度減價出售,雖有難免的差價損失,然而及早變賣更有利於活潑資金運用,且可避免拖延處理可能遭致的較大損失,這是「兩害相權取其輕」的權宜措施運用;倘若庫存商品或製成品過少,發生無法適切配合客戶需求時,不論是未準時交貨或缺貨無法交貨,均將失信於客戶,當客戶逐漸感覺供貨未能滿足其需求時,正是客戶流失的肇因,尤其是購用原料商品的客戶,在供貨上更需密切配合其生產需用量,以免供應不及造成客戶因斷料而停產。

二、採取就源控管方式,從強化採購作業著手,追求「適時、適量、適質、適價」四大目標:

  採購機制不宜是造成庫存不當的主要原因之一,例如:採購原料貪圖便宜不顧品質,導致製造效率低落,製造成本反而偏高,產品無利可圖,必也損及財務,倘若該原料係供販賣,購用的廠商隨後不斷反應原料品質太差,紛紛要求退貨,扣款,補償等情事,不但衍生營運上的虧蝕,該項原料勢必成為滯銷品,進而積壓資金,萬一積存過久又變質,更易擴大財務損失。為有效排除庫存過多或過少之不利因素,甚至防止發生呆廢料,呆廢品,或希銷品,必需發揮就源控管的功效,從審慎採購作業著手,在採購時機上,抉擇最佳時點啟動採購,俾到貨補充庫存時間要適;在採購數量上,核估最允當的數量,藉免庫存暴增或過多,偏低或過少;在採購價格上,力求獲致適當的低價,追求營運上獲致適當的利潤。

三、發料或發貨適當運用「先進先出法」,並發揮靈活調度:

  不論是庫存料或是庫存品,凡是標註或知悉知效期的,必要在發料或發貨時秉持「先進先出」原則處理,以免逾有效期後成了廢品或廢料。造成財務損失,為落實執行「先進先出」原則,在倉儲作業上應注意存取的便利性。
  備料生產的製造商最忌斷料停產,遇有缺料之虞,應及早籌謀緊急補料措施,例如,自行就不同工廠間調度,或洽同業借料,或洽供應商支援。致於販賣原料或商品的廠商,遇貨源供應不及時,更應發揮高效的調度能力支援客戶,倘若自暴支援無力,漸次流失客戶亦必難免,對營運產生不利影響。

四、落實庫存盤點,防杜人為缺失:  

  盤點庫存可釐清帳物是否相符,落實定期盤點後對有物無帳,或有帳無物,均應按實際數調整帳面數。此外盤點時發現的呆料,呆品或廢料、廢品、應即時加以鑑定,其確屬廢料、廢品者宜加速報廢,做妥善清理,並列記營業外損失,呆料呆品若經確認尚屬堪用時,因價值已偏離市價,必需視市場可接受的價格及早變賣,俾回收資金以利週轉。

  庫存料或庫存品具流動性,且易變現,為防杜人為缺失(竊失,掉包等)造成財物(務)損失,應加強倉庫之門禁管制,尤其各倉庫應備置貨品進出登記條(或卡),並做不定時之抽查,否則日積月累的庫存短少,將腐蝕財務建全性。

五、呆廢料損及企業財務,應制訂防止措施並貫徹執行:

  企業發生呆廢料(品)之原因甚多,常見的計有:1.因多購、誤購、重購或不當使用而造成呆廢。2.由於倉儲管理不善或久存變質造成呆廢。3.保管維護不宜導致呆廢。4.調撥領用不宜或領後未用久不退庫,造成呆廢。5.盤點不實,或抽查不實,甚至未辦理盤點,致久存不悉而造成呆廢。

  有關呆廢料(品)對企業之不利影響計有:1.積壓資金,增加財務負擔。2.增加倉儲,搬移、管理等成本,3.呆廢減損價值,導致損失增加。

  俗云:「防治重於處理」,呆廢料(品)多係人為疏失造成,換言之「管理不善」及其肇因,有關防止措施略舉數項如次:1.嚴密採購作業,避免多購、誤購、重購。2.儘先利用庫存,避免不必要的採購。3.已領未用,領後不用或用後剩餘者,儘早退庫供調撥使用。4.統籌機動調撥嚴防製造小倉庫。5.加強保管及維護作業,慎防鏽蝕及毀損。6.落實執行盤點計劃,發現呆廢即行追究責任7.有時效性之原料及商品,於發料或發貨時應採取「先進先出」原則處理。8.供應邊際客戶之產品,或列屬邊際產品者,應及早抉擇停止供銷。

六、按月分析檢討存貨增減原因及呈現趨勢:

  製造商的存貨以原料及製成品占大多數1.每月應分析其變動有無異常情形,例如銷售業績已明顯的萎縮,產量卻保持高產能生產,生產用料也持續配合生產補充,該項存貨的金額必然居高不下,積壓資金必然可觀,若預測短期內業績難以成長,應即適度減產或暫時停產,及減少原料的補充。

  供應商存庫待售的商品均係存貨,每月應檢討分析其增減變動情形,若是存貨金額節節升高,銷售業績也相對大幅成長,可見存貨的增加係配合銷售的成長,似無不宜之處,倘若隨之發生收帳困難,客戶換票或跳票事件增劇,勢將演變成積壓資金逐漸沈重,財務損失有擴大之虞,只要出現類似徵象,應即籌謀排除不利因素,以利維持正常營運。

七、分析存貨週轉率(次數)及週轉一次所需天數,並評估其合宜性:

  供應商(買賣業)從事商品的買進賣出,只需計算商品存貨週轉率(次數),製造商(生產事業)則兼有可賣的成品存貨及生產用的原料存貨,由於兩種存貨性質不同,必須分別計算商品存貨週轉率(次數)及原料存貨週轉率,其公式如次

 



  某製造商資料計算如上項時,得知其原料存貨週轉一次需120天,若其庫存備用量為4個月時,恰好相符,其成品存貨週轉一次需60天,與原料存貨相較約減少一半時間,顯示產銷配合尚稱良好。倘若原料或商品之存貨週轉率偏低造成週轉一次之天數異常的偏高,必然影響可用資金的調度,應即查明原因並謀求改善。

八、採取安全措施及投保,減少意外損失:

  存貨係有價物,易變賣,為防止發生盜賣或竊失,對進出倉庫應嚴格管制外,宜於庫內及週邊裝置監視系統;諸多存貨係易燃物,應做好防火設施,並定期檢查救火設備的可用性;商品或原料受潮,淋濕或泡水均易造成損失,應妥做防止水患設施;將存貨向產險公司投保,以降低意外事故發生後之損失。
 

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