職場花絮


允文允武 股務組的百變專業面貌

平常卻不平凡,單純卻不簡單

允文允武 股務組的百變專業面貌

文/許惠娟  攝影/吉天行

完善的股務管理機制,絕非一蹴可幾。股務組人員個個文武兼備,對內處理繁雜細膩的文書作業、對外機敏解決股東各項疑難雜症,通力合作跨越重重難關,更在一場場實戰中,練就合作無間的絕佳默契,以及堅毅不拔的團隊性格。

說到「股務組」,不單是台肥處理股東事務的第一線對外窗口,更擔負起維護股東權益的重要任務;由於他們所經手的資料涉及股東個資,因而配置了獨立的辦公空間,讓一般人無法隨意經過或進出,這也令他們鮮少和一般同仁頻繁接觸,蒙上了一層神秘面紗。

耐力X壓力 凡事起頭難

「股務人員不僅需要具備服務專業,對於維護股東權益更應有正確的認知,必須秉持透明、公平與公正的態度去面對與處理,絕非一味地維護公司利益」,張滄郎副總首先點出股務作業的本質,就是在於服務股東與保障股東權益。

今年即將退休的黃寶桂組長,即是股務組成立當時的組員之一,她回憶起,台肥於民國(下同)87年3月24日上市之初,係委外代辦股務,後來公司高層考量到股務管理的重要性,即刻要求於隔(88)年1月收回自辦,股務組銜命於87年8月1日正式成立。

個性爽朗的黃寶桂組長細心地核對股東資料。

凡事開頭都是最難做的,公司先是從內部挑選了3位成員,包括她和已退休的王助理副總光華及江長發課長,並且必須在短短5個月要將股務接回自辦。黃組長透露,光是多如牛毛的法令及函令解釋,讀到頭昏眼花;最困難的不止如此,即便熟悉法令,還要能結合實務運作,每日下午由公司安排實際前往李長榮公司、中國信託股代部門進行各式各樣表單的電腦實戰演練,她用堅定的口吻強調這一連串的縝密、紮實訓練,絕對是股務作業如期在半年內拿回自辦的主要關鍵。

「公司股務自辦自有當時的背景,也確實完成了民營化的任務;上市公司自辦股務,無論在人員編制、專業要求以及業務執行各方面,都必須符合金管會嚴格要求」,張副總進一步表示,自此也逐步建立起股務組完整的人力編制與流暢的運作機制,加上團隊的同心協力與合作無間,使得每年「股東大會的召開」以及「股利發放」的二大重頭戲,皆能順利圓滿落幕。他由衷感謝黃組長、明惠、小吳哥和淑惠姐等人,這些年以來的認真與付出,讓股務管理作業推行順利。

股務管理 看似平常卻不簡單

在一般人眼中,看似平常的股務管理作業,其實暗藏諸多細節,實際執行起來沒那麼簡單。「對於股務作業來說,真正門檻不是專業證照,而在於實戰經驗。」黃組長直率地點出了股務管理的難點與關鍵。

就如在同事間,有著office達人稱號的小吳哥(本名吳荷生),在加入股務組前,對於一般的電腦文書操作系統已相當熟稔。不過,一提到股務資訊系統,小吳哥無奈地搖頭說,「相較於一般電腦,只要重複不斷的操作,很快就熟悉了;偏偏股務作業內容太多,相同流程,往往數個月後才又遇到,這是讓我學習變慢的主因」,他說得雲淡風輕,實際上為了熟悉作業,背後經歷一番折衝,以及鍥而不捨的反覆練習後,才能有今天的泰若自然。

小吳哥將股務操作系統的心法傳授新人。

陳明惠高專表示,「股務管理作業一旦出錯,輕則動輒數十萬元的罰鍰,重則可能違反法令,損傷企業形象」,如何精準、零失誤的完成股務管理作業,秘訣在於同仁的合作無間。總是帶著優雅氣質的賴淑惠,擔任股東基本資料建檔的重要工作,不只是第一關資料的守門人,也更是日常事務的主要窗口,讓整組業務執行得以順暢。黃組長接著補充解釋,「現行的每一項作業,在完成建檔後,再經過小吳、陳明惠高專,還要經過組長及上級長官層層把關後,才能放行。」,儘量達到零爭議、零缺失。

股務組同仁們還不約而同地表示,最怕遇到法令變更,個個環節緊緊相扣,連帶相應的處理方式就有所不同。陳明惠舉例107年公司以資本公積配發股利是否扣稅,就要事前請教國稅局、會計師,才能準確辦理後續股利發放作業。「股務人員考試與實務間,真的有一大段差距」,陳紀文開朗地笑著說,到了實際召開股東會的時候,她學到了更多書本以外的知識,例如如何正確辦理股東出席,避免出席股份等相關爭議等等。

黃組長說,股務組經常面對許多突發狀況及法令變更等專業問題,細心、耐心、團隊精神以及學習新知等,實際上都是股務組必備的個人特質。張副總進一步補充,不但要能獨當一面,同時還要擁有團隊精神,才足以堪任股東服務的窗口。

細心X經驗 股東會籌備步步到位

除了繁雜的股務作業外,股東會的籌備與召開,更是股務組每年的重頭戲。籌備期間,不只要一步一步盯緊每個可能出錯的環節,組員們還需要文武兼備,機靈敏捷應付股東會現場突發狀況。

89年國賓飯店的台肥股東會,黃寶桂組長迄今回想,猶然餘悸猶存,當時重要議案雖然只有2席董事改選,恰巧當時謝生富前董事長登上了新聞頭條,股東會當日從早上九點開始,瞬間湧入數十個職業股東,幾乎市場上知名股東都到齊了,將現場擠得水洩不通;過程中,股務組面對股東不斷提出各種刁鑽問題,必須懂得控制情緒,保持冷靜,並審慎評估現場狀況,給予專業建議,協助主席走完所有議程,終於下午四點半圓滿結束股東會議。黃組長也觀察到,幸賴這幾年來,台肥團隊經營績效良好,加上股權相當穩定,股東會召開都能快速順利完成。

機靈敏捷的觀察力,加上長年的實戰經驗,往往成為股務組化解危機的關鍵。陳明惠也提到103年股東會,是台肥第一次採行電子投票,且有修改公司章程等議案,必須拉高到已發行股份總數過半數的股東出席,才有機會通過重大議案。在開始電子投票後,「赫然發現持股比例高的幾家壽險公司,只出席卻放棄議案表決,警覺到重大議案可能無法通過」黃組長進一步提到,當時馬上回報給現已退休的王光華助理副總,他一接獲訊息,立刻拿起電話逐一撥打給壽險公司等法人股東的窗口及高階主管,一一地溝通、說明,敦促出席參與投票。後來才知,原來造成壽險公司議案棄權的主因,僅僅是窗口投下「棄權」,即可不用報告董事會,在幾番溝通後,日後就再也沒有發生過類似情形了。

還有一次未對於零股股東寄發開會通知書(依法公告即可),孰料股東電話不斷湧入,甚至直接跑到公司,要求補發通知書領取紀念品。還好那時當機立斷,馬上加印通知書寄發,才平息一場風波。

苦樂相伴 工作中成長茁壯

令人好奇的是,高達數十萬筆、龐雜的股東資料量,股務組如何精準地確保資料的正確性以及系統安全性?實際上,證券主管機關對於股務自辦的要求愈來愈嚴格,陳明惠表情認真地解釋,「現在不單單要通過內部稽核人員每季的例行檢查,每年還要通過集保中心定期稽查,在接到稽查項目傳真後,隔天一早,稽查人員就直接來到公司檢查,絲毫沒有充裕的準備時間」。黃組長笑著說,曾因沒有找到一項稽查文件,讓她連連失眠了兩晚,每年稽查時的緊張氣氛,可見一般。

隨著時空推移,為法令變更及資料安全性考量,股務資訊系統也必須跟隨著轉換,而過程中令也他們遭遇諸多挑戰。股務組在97年底決定開始更換系統,但必須趕在翌年8月除息以前完成,這成為了他們最艱鉅的任務。陳明惠憶及,「每天精神都很緊繃,幾乎連去洗手間的時間都沒有」,雪上加霜的是,新舊系統的參數、格式不同,移轉數十萬筆舊系統資料的同時,還要逐筆核對資料正確性,加上新系統學習,每個人的工作負荷相當大。小吳哥打趣地比喻,猶如一邊學,還得一邊抓蟲,縱使當時壓力備至,我們只能咬牙撐下去,齊心協力在時程內如質完成任務。

有趣的是,過去在股市暴跌過程中,雖然時常接到一些投資人非理性的電話主張,不過與投資人互動過程中,不乏一些溫馨故事。近二年,有位股東固定出席台肥股東會,善於觀察、溝通的黃組長都會主動上前關心,爾後常用電話詢問公司營運狀況,黃組長甚至熱心幫忙股東訂購台海公司的「海礦1400」產品,良好的互動也拉近了公司與股東的距離,促成暢通的溝通關係。

股務組同仁在2011年間也曾主動通知股東來領取過往未領的股利支票,其中有位股東得知還有二十幾萬元的股利未領時,不斷地向同仁們道謝,直稱台肥是個誠信經營的良心企業,也讓他們倍感榮耀與開心。股務組同仁異口同聲地表示,每當內外部稽核項目無缺失,還有每年的股東會或董事改選順利完成時,滿滿的成就感,成為他們不斷往前的原動力。

賴淑惠親切接聽電話,與股東有良好的互動關係。

成立將滿二十年的股務組,以無比的韌性與抗壓性,與合作無間的團隊精神,一步步建立重要且完整的股務管理機制。面對日漸普及的股東會電子投票,以及股票無實體發行的趨勢,張副總表示跟隨著法令及大環境變遷,股務作業將處處充滿挑戰,期勉股務組在專業上持續精進,在工作中保持團隊合作的優良傳統,並更加融入台肥大家庭,成為企業穩定經營的中堅力量。

 

黃寶桂

・ 職位:組長

・ 興趣:運動、旅行、爬山

・ 給台肥的話:台肥公司從國營事業至民營化企業,見證了其中的蛻變,期望未來在大家共同努力下,能繼續創意、創新、創未來

 

陳明惠

・ 職位:高級專員

・ 興趣:品嘗美食、旅行、插花

・ 給台肥的話:感謝在台肥的前輩及各位同仁的努力耕耘下,才有今天的台肥~「幸福企業」,自己更要善盡職責,為公司的永續經營來努力

 

陳紀文

・ 職位:秘書/專員

・ 興趣:音樂欣賞、繪圖

・ 給台肥的話:很開心能進入台肥這個溫暖的大家庭,期許自己能在工作中學習、成長,進而為公司貢獻所長

 

吳荷生

・ 職位:專員

・ 興趣:旅遊、音樂

・ 給台肥的話:原是一生服務於公司的一顆小螺絲釘,將盡全力拴緊於工作崗位上,為公司努力付出並跟隨公司一起茁壯、擴展

 

賴淑惠

・ 職位:資深助理專員

・ 興趣:旅行、登山

・ 給台肥的話:台肥「農友牌」是農友最信賴的品牌,在培元•固本•創新•永續的經營下,已風華絕代七十年,期盼此一「幸福企業」能持續創新續綿延



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