接近70年的台肥集團，該如何用Ｅ化的方式傳承所有以前到現在打拚過的豐富經驗和專業知識呢？資訊處推出的知識管理系統，幫你有效管理你親身所有的「知識」並分享，形成流動的智慧寶庫！
知識管理系統的功能在於知識的傳承，基於台肥集團所有的資訊系統皆屬於結構性的管理報表，對於一些非結構性的資料、資源系統，較沒有一個完善的保存空間，所以在這個方面台肥集團希望有一個資訊系統，能夠儲存一些非結構性的相關資料、知識甚至一些智慧資產。
儲存半世紀的老台肥
會導入這個資訊系統，起因是台肥集團已有69年歷史，人力斷層問題導致許多寶貴的經驗流失，所以總經理指示，希望這當中許多專業的知識、公安的預防問題等，我們都可以把它作妥善的保存，建置一個非結構性的資料庫系統，也是一個學習性的系統，它可觸發組織變成一個學習型的組織，因為知識是要分享的，從開始蒐集到分類到應用，是一個循環，對新進同仁而言，透過知識系統就可以做一個經驗的傳承，遇到問題時參考解決的辦法。
資訊處許處長碧蘭（中）與全處同仁合照。
四大主軸 學習好幫手
「知識地圖」：把公司所有的知識儲存在此，再利用關鍵字做分類、歸檔。第二個是「專家黃頁」：在知識系統裡面建置各方面的專家，不管是生產、資訊、企劃，所有專家都會建置在這個系統裡，專家本身就有一定的知識水準，更經得起別人的發問，幫忙解決問題。
再來是「社群」：這就是透過在系統裡面的一個互動，成立許多不同的主題，每個社群都會有一個版主，討論一些相關的議題，讓有興趣的同仁在上面交流、探討問題。像最近台海的七夕情人節網路活動，就透過知識系統去做社群討論，讓同仁覺得工作與系統可以相互結合。
最後一個就是「關鍵作業流程」，是以流程的模式，把全部的知識方法都整合在此，讓每個單位都可以去學習，從此流程中管理我們的知識，教導新進的同仁。
流程內整合自己這個單位或跨單位裡一些很重要的知識性文件，或是之前發生過的相關問題與對策，比如一個投資案，就可以利用這個「關鍵作業流程」作為評估起案的開始，在評估階段應注意什麼，如何不貳過不貳錯。
集思廣益 分享成就
處長也說，其實這系統對於台肥集團來說還是一個蠻大的挑戰，在這上線的期間處長也發現大家討論的主題大多屬於「操作型文件」，因為「創作型文件」很少有人會願意直接用自身經歷作為實務上的分享。這套系統大概推出快一年，最近開始要做「知識發表」，該單位發表對於此系統的應用方式、未來怎麼推動？知識分類有哪些？做了哪些知識地圖？成立了什麼社群？這也成了一個簡單而有趣的競賽。
當然，該系統也有一個獎勵措施，台肥集團也設立了知識點數，只要同仁閱讀了此份文件，就會增加自身的點數，並在今年底作績效考績時，也會把點數納入考量。ＫＭ知識系統雖然並非在工作流程中一定得使用，有些人可能會覺得如果把知識交出來，不就容易被取代了？但是傳承最重要的就是「分享」，大家同在一所公司精進，目的都是求更好更進步，唯有不吝於分享你的知識，才能達到 KM=(p+k)s 的加乘效果。